薬局のNotion活用術｜議事録・タスク管理・KPIダッシュボードの作り方
「薬局の情報管理がバラバラで大変」——紙の議事録、Excelのシフト表、LINEでの連絡…。こうした情報のサイロ化は、薬局業務の非効率の大きな原因です。
本記事では、私が実際に薬局運営で使っているNotionというツールの活用方法を紹介します。議事録・タスク管理・KPIダッシュボードを一元管理する仕組みを、テンプレート付きで解説します。
目次
なぜNotionなのか
薬局の情報管理の課題
| 課題 | 従来の方法 | 問題点 |
|---|
| 議事録 | 紙 or Word | 過去の記録を検索できない |
| タスク管理 | 口頭 or LINE | 抜け漏れが発生する |
| KPI管理 | Excel | リアルタイム性がない |
| マニュアル | 紙のファイル | 更新が面倒、探すのが大変 |
| 申し送り | 紙の連絡ノート | 過去分は見返せない |
Notionの特徴
| 特徴 | メリット |
|---|
| オールインワン | メモ、DB、タスク管理、Wikiが1つで完結 |
| データベース機能 | テーブル・カンバン・カレンダーで多角的に表示 |
| テンプレート | 議事録やタスクの型を統一できる |
| 検索性 | 全文検索で過去の情報に即アクセス |
| マルチデバイス | PC・タブレット・スマホで閲覧・編集 |
| 無料プラン | 10名以下のチームなら無料で十分 |
活用法①：議事録管理
薬局で議事録が必要な場面
| 会議 | 頻度 | 参加者 |
|---|
| 朝礼・終礼 | 毎日 | 全スタッフ |
| 店舗ミーティング | 月1回 | 薬剤師+事務 |
| 在宅カンファレンス | 随時 | 多職種 |
| 経営会議 | 月1回 | 管理者+経営層 |
| 研修会 | 月1〜2回 | 対象者 |
Notionでの議事録の構成
| 項目 | 内容 |
|---|
| 日付 | 会議の日時（データベースのプロパティ） |
| 参加者 | タグで選択 |
| アジェンダ | 事前に記入 |
| 議事内容 | 箇条書きで記録 |
| 決定事項 | 太字で明記 |
| アクションアイテム | 担当者+期限を記入 |
| 次回予定 | 次の会議日時 |
運用のコツ
- テンプレートを作成する：毎回同じフォーマットで記録
- アクションアイテムは別データベースに連動：後述のタスク管理と紐づけ
- 会議後24時間以内に公開：書きっぱなしにしない
- 検索しやすいタイトル：「2024/12/15 月次ミーティング」のように日付+種別
活用法②：タスク管理
薬局で管理すべきタスクの種類
| カテゴリ | 例 |
|---|
| 日常業務 | 在庫発注、期限切れ確認、清掃 |
| 在宅関連 | 報告書送付、ケアマネ連絡、訪問準備 |
| 人事・採用 | 面接調整、研修スケジュール |
| 経営 | レセプト請求、KPI確認、設備更新 |
| コンプライアンス | 自己点検、許可更新、届出 |
Notionのタスクデータベース設計
| プロパティ | タイプ | 内容 |
|---|
| タスク名 | テキスト | 具体的なアクションで記述 |
| ステータス | セレクト | 未着手→進行中→完了→保留 |
| 担当者 | ユーザー | 複数選択可 |
| 期限 | 日付 | デッドライン |
| 優先度 | セレクト | 高・中・低 |
| カテゴリ | セレクト | 上記のカテゴリ |
| 関連ページ | リレーション | 議事録や患者情報と紐づけ |
ビューの使い分け
| ビュー | 用途 |
|---|
| テーブルビュー | 全タスクの一覧確認 |
| カンバンビュー | ステータス別に進捗を管理 |
| カレンダービュー | 期限をカレンダーで俯瞰 |
| 担当者別フィルター | 「自分のタスク」だけ表示 |
朝礼でのタスク確認フロー
| 順序 | 内容 |
|---|
| 1 | カンバンビューを全員で見る |
| 2 | 期限切れタスクの確認 |
| 3 | 「進行中」タスクの進捗報告 |
| 4 | 新しいタスクの追加・担当割り振り |
| 5 | 所要時間: 5〜10分 |
活用法③：KPIダッシュボード
Notionで管理するKPI
| KPI | 入力頻度 | 入力方法 |
|---|
| 処方箋枚数 | 日次 | レセコンから転記 |
| 在宅訪問件数 | 日次 | 薬剤師が入力 |
| 在宅売上 | 月次 | レセプトデータから |
| 算定率 | 月次 | 算定件数÷訪問件数 |
| 患者継続率 | 月次 | 患者リストから |
ダッシュボードの構成
| セクション | 内容 |
|---|
| 今月のサマリー | 処方箋枚数、在宅件数、売上の速報値 |
| 月次推移 | 過去6ヶ月のKPI推移（グラフ） |
| 薬剤師別実績 | 個人ごとの訪問件数・効率 |
| アクションリスト | KPIから見えた課題と改善策 |
運用のコツ
- 入力のハードルを下げる：スマホから1分で入力できるフォームを用意
- 自動計算を活用：Notionの関数（Formula）で合計・平均を自動算出
- 月初のリセット：毎月1日にテンプレートから新しい月のページを作成
- 振り返りをセットにする：月末の経営会議でダッシュボードを見ながら議論
活用法④：マニュアル・Wiki
薬局でマニュアル化すべき業務
| カテゴリ | 内容 |
|---|
| 調剤手順 | 一包化、粉砕、麻薬調剤 |
| 在宅業務 | 訪問の流れ、報告書の書き方、算定の注意点 |
| 機器操作 | 分包機、レセコン、電子天秤 |
| 接遇 | 電話応対、クレーム対応 |
| 緊急時対応 | 災害時、過誤発生時、調剤ミス発覚時 |
Notionでのマニュアル運用
| ポイント | 説明 |
|---|
| 階層構造 | カテゴリ→サブカテゴリ→個別手順 |
| 画像・動画 | 手順は写真付きで |
| 更新日の記録 | 最終更新日をプロパティに |
| オーナー制 | 各マニュアルに責任者を設定 |
| 新人研修チェックリスト | 読了チェックをタスクとして管理 |
導入ステップ
段階的に始める
| ステップ | 期間 | やること |
|---|
| Step 1 | 1〜2週目 | 議事録データベースを作成、1回使ってみる |
| Step 2 | 3〜4週目 | タスク管理を導入、朝礼で5分使う |
| Step 3 | 2ヶ月目 | KPIダッシュボードを作成 |
| Step 4 | 3ヶ月目 | マニュアルの移行開始 |
| Step 5 | 6ヶ月目 | 全業務の情報をNotionに集約 |
失敗しないためのポイント
- 全員に完璧を求めない：最初は管理者1人が入力する形でOK
- 既存ツールを少しずつ置き換える：一気に切り替えない
- 入力ルールを統一する：フォーマットとプロパティの選択肢を決めておく
- 定期的に掃除する：使われていないページは月1回アーカイブ
まとめ
| 活用法 | 導入効果 | 優先度 |
|---|
| 議事録管理 | 過去の決定事項をすぐ検索 | ★★★★★ |
| タスク管理 | 抜け漏れゼロ、進捗の見える化 | ★★★★★ |
| KPIダッシュボード | 経営判断の迅速化 | ★★★★ |
| マニュアル・Wiki | 教育の効率化、属人化の防止 | ★★★ |
Notionは「入れて終わり」ではなく「使い続けて初めて価値が出る」ツールです。まずは議事録テンプレートを1つ作るところから始めてみてください。
この記事は筆者の薬局運営における実際のNotion活用経験に基づいて作成しています。
参考リンク
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